FORMALIZACIÓN DE EMPRESAS

 FORMALIZACIÓN DE EMPRESAS

¿Qué significa formalizar una empresa? 

La formalización es el proceso que llevan a cabo las empresas para incorporarse a la economía formal. Presenta diversas dimensiones: 

• Registro y concesión de licencias por parte de las autoridades nacionales, provinciales y municipales;
• Acceso a la seguridad social para el propietario de la empresa y sus empleados;
• Cumplimiento del ordenamiento jurídico vigente, entre otras cosas en materia de impuestos, cotizaciones a la seguridad social y legislación laboral.
La formalización es un proceso gradual. Un empresario podrá, por ejemplo, contar con una licencia municipal de funcionamiento para llevar a cabo sus actividades desde su ubicación sin haberse registrado en la agencia tributaria, la oficina de empleo y la seguridad social. 

¿Por qué promueve la OIT la formalización de las empresas?

 El objetivo último de las iniciativas de formalización empresarial es crear más y mejores empleos, reducir la pobreza y abordar la marginalización de quienes son especialmente vulnerables a los déficits más graves en materia de trabajo decente en la economía informal, incluyendo, aunque no únicamente, a las mujeres, los jóvenes, los migrantes, las personas mayores, los pueblos indígenas y tribales, las personas que viven con el VIH o que están afectadas por el VIH o el sida y las personas con discapacidad. Para los gobiernos y la sociedad, la formalización de las microempresas y las pequeñas y medianas empresas guarda una estrecha correlación con un entorno empresarial propicio, el crecimiento económico y la mejora de las condiciones de trabajo. También permite incrementar los ingresos fiscales que, a su vez, son necesarios para proporcionar bienes y servicios públicos. Las empresas formales se benefician de los procesos de formalización, porque con ellos se reduce la competencia desleal que representan las empresas informales. Las empresas formalizadas tienen acceso a financiación, servicios y tecnologías de desarrollo empresarial, y se exponen en menor medida a sanciones gubernamentales. También pueden participar en licitaciones públicas o actuar en calidad de proveedoras o minoristas de empresas más grandes. 

¿Cómo facilita la OIT la formalización de las empresas? 

Las iniciativas de formalización empresarial combinan medidas para reducir los costos de registro y de cumplimiento mediante incentivos e iniciativas de desarrollo empresarial. En función de los últimos datos empíricos sobre las medidas más eficaces para formalizar empresas, la OIT diseña iniciativas basadas en la premisa de que, probablemente, lo fundamental para la decisión de formalizar la empresa no son tanto los costos previstos sino los beneficios derivados de la formalización. Los empresarios comparan los costos con los beneficios de gestionar una empresa formal. Si los beneficios superan los costos, los empresarios pueden considerar formalizar sus actividades (véase también el gráfico 1). Las intervenciones pueden encaminarse a determinados sectores, zonas geográficas o subgrupos empresariales (por ejemplo, empresas incipientes frente a empresas ya existentes). Las medidas para la formalización de las empresas tienen por fin: 

• Reducir los obstáculos que impiden su entrada en el mercado, agilizando los trámites registrales, concesión de licencias y cumplimiento de la legalidad; 

• Incentivar la formalización mediante el acceso a los mercados, el aumento de la cobertura de la seguridad social y la disminución de los impuestos u otras obligaciones financieras; 

• Aumentar la productividad a través de la modernización empresarial, la formación técnica y el acceso a servicios de financiación y de desarrollo empresarial; 

• Facilitar el diálogo ayudando las organizaciones de empleadores a que desarrollen servicios pertinentes y participen en asociaciones de empresas informales y órganos de representación mediante la promoción activa de estas medidas; 3 growt 

• Fortalecer la aplicación y el cumplimiento de la legalidad mediante medidas preventivas y correctivas. Como se indica en la Recomendación núm. 204, la formalización empresarial forma parte de un enfoque más amplio relativo a la transición de la economía informal a la economía formal, que incluye el fortalecimiento de las políticas económicas, sociales y ambientales, la creación de instituciones sólidas y la mejora de la competencia leal en los mercados nacionales e internacionales. 

10 pasos para formalizar tu empresa

1. Elegir y registrar el nombre de su empresa 

Primero debemos verificar en Sunarp que no exista otro nombre o razón social idéntico. La tasa registral cuesta cinco soles y demora un promedio de 20 a 30 minutos. 

Este trámite se puede realizar por la vía física (atención en ventanillas) o mediante el Servicio de Publicidad Registral en Línea (SPRL), y el plazo para su calificación es de 24 horas. 

2. Elaborar la minuta

Indicar el tipo de empresa que se constituirá, datos de los socios y accionistas, aportes económicos, dirección comercial, inicio de actividades, número y tipo de bienes que se aportan.

Para esto es recomendable contar con un abogado. Para las Mypes este proceso es gratuito en las oficinas del Ministerio de la Producción.

3. Elevar la Escritura Pública

Luego, debemos llevar la minuta al notario, adjuntando una constancia del capital, inventario de los bienes, y el certificado de Registros Públicos para generar la Escritura Pública, que es el documento que da fe de que la constitución es legal.

Cabe destacar que Produce cuenta con una lista de notarías afiliadas al programa Mi Empresa, que ofrecen descuentos en los trámites de Escritura Pública y Registros Públicos.

4. Inscribir el RUC 

El siguiente paso es acudir a la Sunat para obtener el número de RUC para contribuyente como Persona Jurídica o Persona Natural. Este trámite no tiene costo y se puede hacer en un solo día. 

5. Seleccionar régimen tributario

También se realiza en Sunat, tienes cuatro opciones: el Nuevo Régimen Único Simplificado (RUS), recomendado para negocios pequeños con ventas mensuales menores a 8,000 soles en los que solo se necesitan emitir boletas de venta, pero no facturas; 

El Régimen Especial de Renta (RER), que permite emitir todo tipo de comprobantes de pago y no obliga a presentar declaraciones anuales, sin embargo, las ventas anuales no deben superar los 525,000 soles, y se deben de tener 10 trabajadores como máximo por turno de trabajo. 

6. Comprar y legalizar libros contables

Los tipos de libros o registros contables dependerá del Régimen Tributario en el que se encuentre, sea como Persona Natural con Negocio o en el que se encuentre la Persona Jurídica (empresa).

7. Presentación de planillas

Esto se debe hacer ante el Ministerio de Trabajo en caso se cuente con más de 3 trabajadores a su cargo bajo contrato. Recuerda que los trabajadores de planilla deben ser inscritos en EsSalud y un AFP y ONP.

8. Solicitar la licencia municipal

Se realiza en el municipio donde se ubicará la empresa, para ello, se debe presentar solicitud de Licencia de Funcionamiento con carácter de declaración jurada, vigencia de poder del representante legal, en el caso de personas jurídicas u otros entes colectivos, declaración jurada de Observancia de Condiciones de Seguridad o Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle o Multidisciplinaria.

9. Obtener autorizaciones complementarias

Son permisos especiales para la venta de algunos productos según el tipo de negocio, como licorerías, farmacias, transporte público, entre otros.

10. Formalizar los procesos de facturación

La mejor opción es trabajar con facturas electrónicas, sea utilizando la plataforma de Sunat o de un proveedor como Gosocket, porque son seguras e infalsificables. Además, las facturas electrónicas generan beneficios al negocio, como ahorran costos de impresión, almacenaje y facilitan los procesos administrativos.